DIN bezeichnet eine einheitliche Norm nach der sich verschiedene Formate richten wie beispielsweise das Papierformat DIN A4. Diese Standards werden vom Deutschen Institut für Normung festgelegt und sollen das Geschäftsleben und die Wirtschaft vereinheitlichen. Die DIN 5008 stellt die Standards für Geschäftsbriefe dar, lässt sich aber auch auf Bewerbungen anwenden. Dabei beschreibt der Standard vor allem die Formatierungen für Seitenränder, Schriftgröße, Absätze usw. Die Verwendung von DIN 5008 findet auf freiwilliger Basis statt. Eine Verpflichtung existiert nicht. Allerdings vereinfacht die Nutzung die Korrespondenz ungemein, da jeder Leser auf Anhieb weiß wo welche Informationen zu finden sind.
Das Anschreiben im DIN 5008 Format
Unter Word werden folgende Funktionen für das Verfassen von Geschäftsbriefen und Bewerbungsschreiben unter Berücksichtigung DIN 5008 immer wieder Verwendung finden: Absatzmarken, kein Leerraum, Zeilen- und Absatzabstand, Textausrichtung, Seitenränder, Zeilen
Absatzmarken
Die Absatzmarken verhelfen Fehler in den Bereichen Leerzeichen und Leerzeilen im Anschreiben zu vermeiden. Die Markierungen „¶“ sind dabei lediglich auf dem Bildschirm zu sehen. Sobald das Dokument als PDF abgespeichert oder ausgedruckt wird, sind diese nicht mehr sichtbar.
Formatvorlage: Kein Leerraum
Wird diese Einstellung nicht vorgenommen, entsteht ein Leerraum zwischen den Leerzeilen. Die hat zur Folge, dass sich die Abstände zwischen den verschiedenen Elementen verändern. Beispielsweise besagt die Norm, dass sowohl vor als auch nach der Betreffzeile zwei Leerzeilen erfolgen sollen. Weisen diese aber noch zusätzlich einen Leerraum auf, passt der Abstand nicht mehr.
Zeilen- und Absatzabstand
Über diese Word-Funktion wird der Zeilenabstand festgelegt. Die Größe des Zeilenabstands sollte zwischen 1 und 1,5 liegen. Wobei die genaue Festlegung abhängig von der Textlänge ist. Die allgemeine Empfehlung liegt bei 1,15.
Textausrichtung
Für das Bewerbungsanschreiben wird hauptsächlich links- und rechtsbündiger Text verwendet. Eine Hervorhebung ist durch die zentrale Ausrichtung möglich.
Seitenränder
Angedacht sind Seitenränder von
- Links: 2,5 cm
- Rechts: 2,0 cm
- Oben: 2,0 cm
- Unten: 2,0 cm
Allerdings unterliegen diese Angaben einer großen Flexibilität. Im Vordergrund steht, dass das Bewerbungsanschreiben auf eine DIN A4 Seite passen muss. Um dieses Ziel zu erreichen können die Seitenränder nach Bedarf angepasst werden. Es ist aber zu beachten, dass der linke Rand nicht weniger als 2,41 cm betragen sollte, der rechte mindestens 1 cm und der obere Rand sollte wenigstens bei 0,5 cm liegen. So wird ein ansprechendes Gesamtbild gewährleistet und ein Abheften der Bewerbung ist ebenfalls möglich ohne Textteile zu zerstören.
Im weiteren Verlauf der Verfassung einer Bewerbung sollten alle Unterlagen die gleichen Seitenränder wie das Anschreiben vorweisen.
Zeilen
Für die verschiedenen Teile des Anschreibens gelten diverse Zeilenregeln.
So stehen für die Anschrift des Unternehmens 9 Zeilen zur Verfügung. 3 von diesen 9 Zeilen sind allerdings für Vermerke wie „Einschreiben“ usw. reserviert.
Wer mehr Zeilen für die Adresse benötigt darf sich welche der reservierten Zeilen „leihen“. Nach dem Firmennamen wird in der nächsten Zeile stets der Name des Ansprechpartners gesetzt.
Das Datum selber wird rechtsbündig formatiert. Die Art der Anzeige kann auch drei Formaten gewählt werden:
- 2016 – 07 – 19 (Jahr – Monat- Tag)
- 19.07.2016 (Tag.Monat.Jahr)
- 19. Juli 2016 (jeweils mit Leerzeichen)
Dem Datum geht dabei stets der Ort voraus.
Für eine gute Übersichtlichkeit werden an verschiedenen Stellen des Anschreibens die Verwendungen von Leerzeichen empfohlen.
Die eigenen Kontaktdaten
Die eigenen Kontaktdaten bilden im Grunde den Start des Briefes. Diese werden als „Block“ direkt untereinander geschrieben oder nebeneinander in der Kopfzeile.
Hervorhebungen
Hervorhebungen können theoretisch nach eigenem Gefühl vorgenommen werden. Es empfiehlt sich aber auf Fett- oder Kursivschrift zurückzugreifen oder die Hervorhebung mittels Einrücken oder farblicher Textgestaltung durchzuführen.
Nummerierung
Falls eine Nummerierung notwendig wird wie vielleicht bei einem mehrseitigen Lebenslauf empfiehlt die Norm diese am unteren rechten Seitenrand im Format „Seite x von y“ vorzunehmen.
Schriftgröße
Die Schriftgröße sollte mindestens 11pt vorweisen. Eine Größe von 12pt dient einer besseren Lesbarkeit. Letztendlich ist die gewählte Größe abhängig von der Schriftart.
Schriftart
Es sollte eine Schrift ohne Häkchen, Striche oder Schnörkelungen verwendet werden. Diese lassen sich besser lesen.
Wem diese „Regeln“ zu weit gehen, kann auch auf Musteranschreiben zurückgreifen. Diese bedürfen allerdings einer eingehenden Personalisierung.